A la hora de realizar una auditoria de cuentas de una empresa o sociedad, la memoria es uno de los primeros apartados que hay que tener en cuenta. Dicha memoria es, en pocas palabras, el documento que completa, amplía y comenta toda la información que tiene cabida en el resto de documentos que forman parte de lo que se consideran las cuentas anuales (el estado de cambios en el patrimonio neto, el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y el estado de flujos de efectivo).
Tanto la memoria contable como el resto de cuentas anuales han de ser redactadas en virtud del Plan General de Contabilidad de 2007, el Plan General de contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas también de ese año, el Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital, el Plan General de Contabilidad y la Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada sobre la base que establece el Marco Conceptual de la Contabilidad. Todo ello, por supuesto, con el objetivo de mostrar una imagen fiel de la situación financiera y patrimonial de la empresa.
La memoria contable ha de efectuarse una vez cada doce meses salvo que ocurra algo excepcional como, por ejemplo, una disolución. Esta periodicidad es igual que la del resto de documentos que ya hemos citado en este artículo. Además, ha de cumplir con una serie de requisitos para ser completamente válida. De hecho, ha de especificarse claramente a qué empresa corresponde, a qué ejercicio pertenece y sus valores se expresarán en euros. Asimismo, el empresario o los administradores de la sociedad deberán responder de su veracidad.
Además, ha de llevarse a cabo en los tres meses siguientes a la finalización de un determinado ejercicio o anualidad y debe recoger la información mínima exigida siempre y cuando sea válida para dar a conocer la situación en la que se encuentra la empresa. Por su parte, hay que destacar que también debe recoger los datos acerca del año anterior al que corresponde con el fin de que se puedan comparar fácilmente los resultados. También es necesario destacar que es imprescindible hacer constar el número de trabajadores y que, según las características propias del negocio, utilizar el modelo completo o el abreviado. En este sentido, el primero de ellos cuenta con 25 apartados y el segundo con 13. Si una empresa ha de presentar un modelo u otro dependerá de lo establecido en las leyes que ya hemos citado.
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